Как безопасно распределять косвенные расходы

Екатерина Даниленко - Руководитель отдела консалтинга «ФинГрад — Управление Финансами». Умение распределять затраты — одна из ключевых компетенций финансиста. Фото: depositphotos.com Это необходимо, чтобы оценивать эффективность бизнес-процессов и бизнес-единиц с финансовой точки зрения и принимать важные управленческие решения: начать производство нового товара или оказание новой услуги; снизить объемы производства или отказаться от определенного товара; внести изменения в продукт или услугу; провести реорганизацию бизнес-единиц; открыть новые точки сбыта. Эффективность оценивает финансовый директор. Первое, что он должен сделать — достоверно определить доходы и расходы бизнеса. В отличие от распределения доходов по направлениям, процесс распределения расходов сложен и требует времени. Если методология детализации учета некорректна, то это сильно влияет на правильность результата оценки прибыльности и убыточности подразделений и, как следствие, ведет к ошибочным управленческим решениям. Как распределить косвенные расходы? Рассмотрим на примере компании «Альфа», магазины которой работают в трех городах. 1. Выбрать глубину детализации Детализация напрямую влияет на то, насколько точно удастся распределить расходы и рассчитать себестоимость. Если учет не автоматизирован, детализация крайне трудозатратна и часто ведет к большому количеству ошибок. Важно учесть доходы и расходы правильно, устанавливая уровень детализации с учетом своей методики принятия решений: по подразделениям; по видам деятельности; по центрам финансовой ответственности; по видам продукции. Пример: компания «Альфа» распределяет расходы по подразделениям, чтобы оценивать доходность отдельных магазинов. Чтобы проводить дальнейший управленческий анализ с нужным количеством ступеней детализации, компания «Альфа» учитывает затраты так: регион — магазин — статья расходов. 2. Определить доходы и расходы Компания «Альфа» зафиксировала доходы по каждому магазину. Далее расходы компании следует разделить на 2 типа: прямые, то есть относящиеся к отдельному магазину и формирующие себестоимость по нему без отдельного распределения; косвенные, то есть относящиеся к нескольким магазинам и связанные с обеспечением работы компании в целом. Расходы делятся на прямые и косвенные в зависимости от того, какая выбрана глубина детализации. Например, компания «Альфа» хочет оценивать рентабельность каждого магазина в отдельности, поэтому общие издержки по региону (например, транспортные расходы) будут считаться косвенными. Если бы компания «Альфа» решила оценить рентабельность по всему региону — тогда общие издержки по региону считались бы как прямые. Чтобы провести оценку рентабельности и план-фактный анализ, компания «Альфа» фиксирует полную себестоимость по каждому из подразделений — прямые и косвенные затраты в соответствующих подразделениям долях. В данном случае косвенными затратами по подразделениям считаются: транспортные расходы — 1 870 800 руб.; реклама — 1 318 400 руб.; зарплата HR — 577 000 руб. Также возможные косвенные расходы: • расходы управляющей компании; • расходы центрального склада; • HR; • расходы на ПО; • расходы на сайт компании; • расходы на проведение выставок; • зарплата административно-управленческого персонала; • бонусы менеджеров; • расходы на эксплуатацию и содержание транспорта; • лизинговые платежи по оборудованию и транспортным средствам; • проценты по кредитам и займам; • расходы на содержание и эксплуатацию склада; • зарплата персонала склада; • коммунальные, ремонтные, страховые расходы; • налог на имущество по складским активам. 3. Определить базу, пропорционально которой будет производиться распределение База распределения — это составляющая расчетов, пропорционально которой сумму косвенных расходов включают в себестоимость. Этот показатель компания определяет сама. База распределения устанавливается в зависимости от сферы бизнеса, характера расходов и других факторов. Выбранная база должна способствовать экономически обоснованному разделению расходов. Примеры приведены ниже. 4. Распределить косвенные расходы Расходы должны распределяться по понятным и прозрачным принципам. В небольшом бизнесе это можно делать с помощью Excel, но для среднего и крупного бизнеса это не подойдет, особенно если компании нужна консолидированная отчетность и детальный анализ. При этом автоматизация управленческой отчетности позволяет значительно снизить риск ошибок, увеличить достоверность отчетности и сэкономить время на ее подготовку. Примеры распределения косвенных расходов В компании «Альфа» собственник хочет видеть и анализировать рентабельность каждого отдельного магазина. Определять выручку и прямую себестоимость реализованных товаров недостаточно, поэтому «Альфа» принимает решение распределять косвенные расходы автоматизированно. Для каждой статьи расходов компания установила базу, которая позволяет экономически обоснованно учитывать косвенные издержки в составе расходов каждого магазина. Пропорционально фиксированным коэффициентам Методика расчета применяется, когда коэффициенты известны либо легко определяются. Например, компания запустила рекламу на 3 региона в соотношении 50%–30%–20%, и это соотношение используется при анализе распределения расходов на рекламу. Далее расходы распределяются по регионам, а внутри регионов — в равных долях по магазинам. Пропорционально выручке/объему продаж Эта методика удобна для распределения видов расходов, которые зависят от продаж. Пример — распределение логистических расходов пропорционально выручке точек продаж. Пропорционально фонду оплаты труда Эта методика чаще используется, когда основная статья затрат — заработная плата сотрудников. Например, в компании «Альфа» расходы HR-отдела распределяются пропорционально зарплате сотрудников магазина. Смешанная схема Эта методика используется, если на затраты влияют несколько факторов. У компании «Альфа» магазины в регионах расположены на разном расстоянии от складов. Финансовый директор изменил базу для распределения транспортных издержек, и по новой схеме они распределяются одновременно пропорционально выручке и удаленности от склада. Как тратить на издержки меньше Распределять расходы вручную силами более чем 1 сотрудника — трудоемко, неэффективно и рискованно. За время внесения данных ситуация успевает меняться, и они становятся неактуальными, а риск ошибок делает результат еще менее достоверным. Система автоматизации управленческого учета позволяет распределять расходы с высокой степенью достоверности и актуальности, а также снижает временные затраты на обработку данных. Важный критерий при выборе системы автоматизации — прозрачность расчетов. Если вы понимаете, какая доля расходов приходится на себестоимость каждого подразделения, то оценка их финансовой эффективности не вызовет разногласий.